英文催覆電郵怎樣寫？香港職場 Follow-up Email 範例與語氣拆解

先給一個可直接改寫的短版本

如果你現在就要寄信，先填好四個欄位：上次寄了甚麼、這次需要甚麼、何時需要、做不到時請對方回覆甚麼。下例為原創教學情境；日期和期限需改成對方有合理時間處理的安排。

Hi Alex,
I’m following up on the revised quotation sent on 5 October.
Could you confirm the delivery date by 2 p.m. Hong Kong time on 8 October?
We need this confirmation to schedule production.
If the date is still under review, please let me know when you can confirm it.
Thanks,
Sam

同一事項通常沿原有電郵串回覆，保留主旨及附件版本；只有任務改變、原串太混亂或公司流程另有規定時才另開新串。範例中的 under review 是仍待審閱，when you can confirm 是何時能確認，兩者都不等於交貨日期已經獲批。

收到「We’re checking」之後，下一封怎樣接？

收到部分答覆後，先承認對方已提供的資訊，再只問尚缺的一項。不要把有回覆當作有決定，也不要每次重寄整封要求。若對方說正在檢查，可問預計何時能確認；如果時間未知，改問何時能提供一次進度，而非逼對方編造完成期限。

原創往返：對方說 “The price is confirmed, but delivery is still under review.”，可回 “Thanks for confirming the price. Could you let me know when the delivery date can be confirmed? If that is not yet clear, could we agree on a time for the next update?”。先保留已完成的價格確認，再處理日期，對方不必重新回答兩個問題。

若提出的期限不可行，請對方提供可行日期，再由有權決定的人調整計劃。沒有適用所有客戶的「每隔兩天追一次」規則；重複催覆前，檢查已約定時間、假期、附件權限，以及是否找對負責人。任務已無法靠電郵解決時，依團隊流程改用會議或即時聯絡，不把抄送主管當作威嚇。

先判斷：對方欠你的是回覆、決定，還是一份文件？

香港辦公室中英切換很常見，腦中一句「麻煩跟一跟」寫成英文時，容易只剩下跟進動作，沒有具體要求。假設你要供應商確認一份報價，問「Any updates?」可能只得到「We are checking」。真正需要的是確認價格是否仍有效，還是新版報價何時寄出？這兩件事應分開寫。

寄信前用中文寫出一個可以勾選完成的動作，例如「請確認附件第三頁的交貨日期」。再把它轉成英文。若自己也不能指出對方要回覆哪一項，再漂亮的禮貌句都無法補足資訊。收件人很多時，還要明確寫出由哪一位回覆，避免每個人都以為在等別人。

三種催覆情境，不能套用同一種力度

首次跟進可以短而中性；已約定期限的提醒應重申日期和原因；真正逾期則需要說明對後續工作的影響。下面不是固定的禮貌等級，而是依任務選用的起點。如果對方正在放假，或你們從未談過時限，不能把自己新設的期限寫成對方已經違約。

跨時區合作尤其不要只寫 EOD 或 tomorrow。使用具體日期與 Hong Kong time，並確認是否留給對方合理的工作時間。若任務已屬事故或需要即時決策，依團隊既定通報方式處理，不應只增加電郵的驚嘆號。

完整範例：催客戶確認設計稿

以下是虛構情境：香港設計團隊需在星期四前取得客戶批核，才可安排製作。主旨可寫「Approval needed: brochure version 3」。正文用四句完成背景、請求、原因與退路，省去冗長的客套鋪陳。

Hi Alex, I’m following up on brochure version 3, sent on Monday. Could you confirm your approval by 2 p.m. Hong Kong time on 8 October? This will allow us to book the production slot. If you need more time, please let me know which sections are still under review so we can adjust the schedule.

這封信的重點是最後一句：不是只問「可否快點」，而是允許對方提供部分資訊。若對方不能批核，仍能回覆未定部分，讓你重新安排。不要在沒有授權的情況下寫「沒有回覆便視作同意」；沉默與正式批核是兩回事。

把含糊的客氣話換成清楚的請求

「Please revert soonest」在部分工作環境可能有人使用，但跨國合作時可以選擇更明確的動詞和時間。這不代表所有本地用法都錯，也不代表只要換成某句便一定得到回覆。你的目標是減少不同背景讀者對意思的猜測。

同樣，「Just a gentle reminder」可以作開頭，卻不能代替內容。若後面仍沒有要求、版本或日期，對方必須翻閱整串郵件才知道發生甚麼事。保留一行必要背景，並以附件名稱或連結指出唯一版本，往往比再加 kindly 更有幫助。

五分鐘練習：讓對方可以用一句話回覆

練習情境：你等供應商提供樣品照片，明天要做內部審閱。原稿是「Dear all, please kindly send it ASAP. Thanks.」先不要看答案，列出缺少的資訊：誰負責、哪件樣品、照片要求、具體期限，以及不能如期提交時怎麼辦。

參考改寫：Hi Sam, could you send front and side photos of sample B by 10 a.m. Hong Kong time on 12 October? We need them for our internal review. If that timing is not possible, please confirm when the photos will be ready. 這是其中一種答案；實際日期應按你的工作安排調整。

用四個標準自評：收件人能否辨認樣品？是否知道要拍甚麼？時間是否明確？做不到時是否仍有回覆方式？少一項便重寫該句，不必把整封信改得更長。隔天再換成發票或合約附件，檢查自己是否理解框架，而非只記住這個例子。

1. 遮住答案先寫自己的三句版本。
2. 圈出四項資訊對象、事項、時間、替代安排。
3. 換一個任務把樣品照片換成發票資料，保留溝通結構。

從閱讀累積表達，建立自己的電郵用語

British Council 的電郵教材提供分級閱讀和寫作任務，可用來觀察請求如何組織。閱讀公開商業文章或訪談時，也可以留意 pending approval、confirm availability、allow time for 等搭配。一次選兩三個，記下它們接甚麼賓語、用在哪一種關係，不要把整封別人的信當萬用模板。

用 LeMingle 閱讀公開網頁時，可以查看被標出的表達在當下的意思，收藏有用的語塊；之後在支援的網頁再次遇到收藏內容時，重新高亮有助於辨認。真正寫信之前，仍要自己檢查事實、日期和語氣。產品不會替你取得客戶批核，也不會自動發送電郵。

如果你想把這種練習放進每天的工作，先閱讀香港職場英文輸入法，再配合語境搭配練習指南（簡體中文）。本篇處理一項具體任務，前者幫你安排長期輸入來源。